Повышение эффективности юридической функции: опыт Альтхаус

Крупнейший производитель и продавец товаров для дома обратился к нам с запросом на оптимизацию юридической функции.

Бизнес клиента представляет собой вертикально интегрированную группу компаний, объединяющую логистику, производственные мощности и розничную сеть. Производственная часть состоит из около десятка фабрик, находящихся под собственным управлением и производящих мебель и аксессуары. Розничная сеть состоит из примерно пятисот собственных салонов, расположенных в РФ и странах ближнего зарубежья. Также компания осуществляет B2B-продажи и развивает франчайзинговую сеть.
Масштаб бизнеса привел к тому, что юристы, распределённые по бизнес-единицам, выполняли одну и ту же работу, например, проверяли договора с корпоративными клиентами, отрабатывали рекламации и т.п.  

Клиент обозначил нам вопрос: как оптимизировать юридическую функцию без потери качества? Как показывает наш опыт, реорганизация функции может сократить операционные затраты на ее функционирование на 30%. 

У клиента уже имелся опыт создания ОЦО (Общего центра обслуживания), куда наряду с рядом функций: бухгалтерский учет, кадры и АХО (документооборот, архивная группа, льготы сотрудников, командировочное сопровождение) был включен также юридический департамент.

Задачей Альтхаус было провести аудит юридической функции в компании, оценить потенциал сохранения юридической службы в рамках ОЦО и предложить решения для ее оптимизации. Проект состоял из нескольких этапов.

• Во время первого этапа проведена диагностика текущих бизнес-процессов, подготовлены карты и описания целевых бизнес-процессов с учетом отличий или, наоборот, единообразия существующих процессов в разных дивизионах. Также была осуществлена оценка качества оказываемых услуг, например, по показателям удовлетворения запроса клиента, скорости выполнения задач и клиентоориентированности.
• На следующем этапе были проанализированы загрузка и трудозатраты каждого специалиста юридической функции на выполнение задач, как для «экспертных операций», по которым время на выполнение не поддается нормативу, так и для «транзакционных операций»: рутинных задач, поддающихся нормированию. Также был подготовлен бенмарк-анализ и оценка системы вознаграждения. 

В результате проведенного анализа сформированы рекомендации по повышению эффективности юридической функции, созданы карты недостающих бизнес-процессов и предложены способы повышения эффективности юридической работы, включая варианты автоматизации некоторых процессов.

Альтхаус готов помочь своим клиентам в оценке юридической функции компании и ее зрелости, предоставить стратегические рекомендации и дорожную карту для совершенствования работы юридического подразделения. 

Такого рода аудит может быть проведен в отношении любой иной функции компании: бухгалтерии, налогового департамента, отдела кадров, как в отношении топ-менеджмента, так и всех работников отдела.